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Die RWN-Medienschule: Papierdokumente digitalisieren


Digitales Arbeitszimmer

Sieben Ordner trennen die Deutschen noch von einem papierlosen Arbeitszimmer. Denn genau so viele Ordner gefüllt mit Rechnungen, Schriftverkehr oder Steuer­unterlagen hat jeder im Schnitt zu Hause stehen. Das hat eine repräsentative Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom ergeben.
Zugleich wächst aber der Wunsch nach elektronischen Dokumenten: Knapp jeder dritte Internetnutzer möchte persönliche Dokumente am liebsten als E-Mail zugeschickt bekommen. Jeder vierte scannt oder fotografiert Papierdokumente, um sie selbst zu digitalisieren.

Das Scannen oder Fotografieren von analogen Unterlagen schafft Platz im Regal.
Bild: myrfa

„Mit mobilen Scanner-Apps für das Smartphone können Privatnutzer ihre Dokumente einfach und schnell digitalisieren und auch leistungsfähige Scanner mit Einzelblatteinzug sind längst für Privatnutzer erschwinglich“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. „Das Scannen schafft nicht nur mehr Platz im Regal. Die digitale Speicherung von Dokumenten bietet auch den Vorteil, dass Dokumente sicher aufbewahrt, verschlagwortet und intelligent organisiert werden können.“

Wer auf diesen Komfort verzichtet, äußert nicht selten Sicherheitsbedenken. Die größten Sorgen sind, dass Fremde auf private digitale Dokumente zugreifen könnten, digitale Dokumente verloren gehen oder nicht dieselbe rechtliche Gültigkeit besitzen. Biffar dazu: „Digitale Rechnungen und Verträge besitzen in den allermeisten Fällen denselben Stellenwert wie ein Papierbeleg. Unternehmen, aber auch Verwaltungen, Behörden und Ämter müssen hier noch für mehr Aufklärung sorgen – und einheitlich und konsequent auf elektronische Dokumente umstellen.“

Bis die eingangs erwähnten sieben Ordner komplett aus den Arbeitszimmern verschwinden, ist es aber wohl doch ein weiter Weg. Nur jeder Zwölfte, der Papierdokumente einscannt, entsorgt auch ausnahmslos alle Papierdokumente im Altpapier. (ct)

 

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